So viel kostet dich eine unbesetzte Stelle

Auch heutzutage gibt es noch viele Unternehmen, die sich davor scheuen, Kosten fürs Recruiting auszugeben. Doch insbesondere auf dem heutigen Jobmarkt solltest du dich und dein Unternehmen gut bewerben, um langfristig MitarbeiterInnen zu gewinnen. Denn die Kosten einer unbesetzten Stelle sind stets eine teure und ineffiziente Angelegenheit. Wir möchten dir in unserem heutigen Artikel erklären, weshalb eine unbesetzte Stelle so viel Geld kostet. Außerdem zeigen wir dir, wie du ganz einfach deine Cost-of-Vacancy berechnen sowie senken kannst. 

Weshalb entstehen Kosten bei einer unbesetzten Stelle?

Zunächst einmal verlangsamen sich viele Prozesse im Unternehmen, da eben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fehlen. Dadurch kommt es zu einer langsameren Bearbeitung verschiedener Fälle und auch einer erhöhten Belastung der anderen Angestellten, da diese nun mehr Arbeit übernehmen müssen. Ebenso müssen Angestellte Aufgaben übernehmen, die eigentlich nicht in ihren Bereich fallen und können somit nicht ihr gesamtes Potenzial ausschöpfen. Außerdem bringt ein(e) Mitarbeiter(in) aus einem bestimmten Berufsfeld natürlich auch die Erfahrungen und das gewisse Knowhow mit. Dieses fehlt dem Unternehmen nun ebenfalls. 

Was kostet mich eine unbesetzte Stelle? 

Wie hoch die Kosten einer unbesetzten Stelle letztendlich sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Je nach Position, Gehalt und Dauer variiert dabei der Verlust des Unternehmens. Es gibt jedoch eine grobe Orientierung: eine Stelle, die 83 Tage unbesetzt bleibt, kostet das Unternehmen durchschnittlich bereits ein gesamtes Bruttojahresgehalt der jeweiligen Position. Laut Stepstone belaufen sich die durchschnittlichen Kosten einer unbesetzten Stelle in Deutschland und Österreich auf etwa 29.000 Euro. 

Wir wollen uns anschauen, wie hoch solche Kosten werden können und bedienen uns dabei einer Formel, die die Cost-of-Vacancy berechnen kann. Diese Kennzahl ermittelt, wie teuer eine unbesetzte Stelle pro Tag ist. Die Cost-of-Vacancy nimmt dabei an, dass jede(r) einzelne Mitarbeiter(in) einen klar bezifferbaren Anteil des gesamten Umsatzes des Unternehmens leistet. Logischerweise fällt dieser Anteil dann weg, sobald eine oder auch mehrere Stellen unbesetzt bleiben. 

Um dir die Kosten einer unbesetzten Stelle etwas näherzubringen, kommen wir im nächsten Abschnitt zu einer Beispielrechnung. Diese Rechnung gibt Aufschluss darüber, wie teuer es für dich sein kann, eine Stelle unbesetzt zu lassen.

Berechne jetzt deine Cost-of-Vacancy

Um die potenziellen Verluste zu berechnen, nutzen wir die folgende Formel:

Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = Fehlender Anteil am Gesamtumsatz (Cost-of-Vacancy)

Gehen wir davon aus, dass es sich um eine Stelle handelt, bei der die angestellte Person etwa 50.000 Euro Bruttogehalt / Jahr erhalten würde. Außerdem setzen wir voraus, dass etwa 250 Tage / Jahr gearbeitet wird. Je nachdem, wie wichtig die unbesetzte Stelle ist, kannst du nun zwischen 1 (weniger wichtig), 2 (wichtig), und 3 (sehr wichtig) unterscheiden. Wenn du beispielsweise eine führende Kraft suchst und diese Stelle aktuell unbesetzt ist, solltest du die 3 wählen. In unserem Beispiel gehen wir von einer wichtigen Stelle, also der 2, aus. Nun gehen wir noch davon aus, dass wir etwa 120 Tage benötigen, um die Stelle zu besetzen. Also, wie viel kostet uns dieser (teure) Spaß? 

50.000 : Ø 250 * 2 * Ø 120 = 48.000 

Mit Hilfe der Formel und unserer festgelegten Zahlen kommen wir zu einem erschreckenden Ergebnis: Das Unternehmen in unserer Rechnung hat in nur 120 Tagen einen Verlust von 48.000 Euro erlitten.

Den fehlenden Personalertrag berechnen 

Wenn du dich an unserer Rechnung orientierst, wirst du feststellen, dass eine angestellte Person das Unternehmen im Jahr ebenso viel gekostet hätte wie die unbesetzte Stelle in nur vier Monaten. Nun kommt natürlich hinzu, dass dem Unternehmen während der gesamten unbesetzten Zeit auch der Personalertrag durch die Lappen gegangen ist. Wenn keine Person da ist, die die Arbeit erledigt, kann das Unternehmen natürlich auch nicht von dieser profitieren. Klingt logisch, oder? Wie viel dem Unternehmen aus unserem Beispiel neben den 48.000 Euro Verlust entgangen ist, können wir noch mit Hilfe der folgenden Formel berechnen.

(Tagesgehalt * Faktor * Ø Recruitingzeit) – (Tagesgehalt * Ø Recruitingzeit) = Fehlender Personalertrag der unbesetzten Stelle

Laut dieser Formel hat unser Unternehmen zusätzlich 24.000 Euro “verloren”, die eine besetzte Stelle sicherlich als Umsatz eingebracht hätte. 

Wie kann ich meine Cost-of-Vacancy senken? 

Die kurze Antwort auf diese Frage: Du kannst die Time-to-Fill (=Vakanzzeit) senken, um eben auch die Vakanzkosten zu senken. Du solltest als UnternehmerIn offene Stellen also schnellstmöglich und ebenso bestmöglich bewerben, damit die Zeit der unbesetzten Stelle(n) nicht in die Höhe steigt. 

Ein wertvoller Tipp hierbei ist die inklusive Formulierung der Ausschreibung – inkludiere alle potenziellen MitarbeiterInnen und achte auf eine angemessene Tonalität. Der Bewerbungsprozess sollte dabei für InteressentInnen so intuitiv und einfach wie möglich sein, damit BewerberInnen nicht frühzeitig abspringen. Ebenso solltest du auf eine gute Arbeitgeberattraktivität achten, welche du mit leicht verständlichen Anzeigen und passenden Social Recruiting Mitteln erreichen kannst. Dabei sollte dein Fokus stets auf der Transparenz und deinen (zukünftigen) MitarbeiterInnen liegen, damit du diesen einen Job bieten kannst, der auch wirklich zu ihren Fähigkeiten und ihrem Knowhow passt. 

Nun sind wir auch schon am Ende unseres Beitrags – vielleicht haben wir dich ins kalte Wasser geworfen und du bist ein wenig überfordert? Deine unbesetzten Stellen kosten dich mehr, als du gedacht hast? Kein Problem, wir unterstützen dich gerne! Mit unseren Social Recruiting Maßnahmen helfen wir dir dabei, schnell und gezielt neue MitarbeiterInnen zu finden und deine Cost-of-Vacancy somit zu senken. Kontaktiere uns noch heute!